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贵阳学院报账规范指南

发布者:  时间:2017-12-04  浏览:

第一章总则

第一条为规范我校财务管理,确保相关业务活动顺利进行,依据《会计基础工作规范》《高等学校财务制度》和有关法律,行政法规,结合学校实际,制定本指南。

第二条 本指南适用于学校各教学院、部、处、室、所以及环星公司(以下简称“各部门”)。

第三条 各部门在进行经费报销时应当履行相应审批手续,根据工作实际需要,按照精简高效、厉行节约的原则控制相关支出。各部门经费使用负责人、项目负责人是资金使用的直接责任人,对资金使用的合法性、真实性、合理性和相关性承担法律责任,审批人对所审批业务承担监督管理责任。

第二章 财务报账流程及规范要求

第四条 报账时间:

(一)上午:8:30—12:00 下午:14:30—16:30

(二)每周五下午为政治学习、业务学习和内部账务处理及票据整理时间,不对外办理业务。

(三)如有特殊情况,我处将在校园网的电子公告栏内或计划财务处网站发布通知,请注意及时浏览。

第五条 报账流程

(一)经办人进行票据整理粘贴

1、 经办人按要求规范填写费用报销单、差旅费报销单、科研费报销单、借款单等。

2、 将原始发票、报告、审批单、合同、费用明细表等相关材料按要求规范整理粘贴好后附在报销单或借款单后。

(二)验收证明与审批

1、固定资产、低值易耗品等需要验收的,到相关部门办理验收登记手续,并取得入库验收单据。

2、经办人、证明人或验收人在发票或单据上签名。

3、按学校经费审批权限进行逐级审批。

(三)财务审核与付款

1、 按相应的报账时间到分管会计人员处进行原始单据的审核。会计人员审核通过后录制会计凭证。

2、 主管会计审核,需计财处负责人审批的,计财处负责人审批。

3、 出纳人员复核后支付现金金或开具相应支票、电汇凭证,盖章后到银行办理付款。

4、

具体流程图如下:

第三章财务报账具体规范要求

第六条 列入《贵阳市财政局关于2017年度贵阳市政府采购竞价平台有关事项的通知》(筑财采【2017】1号)品目内容的设备、软件、办公用品、办公家具、办公耗材等,按贵阳市财政局关于贵阳市政府采购竞价平台有关事项的通知,各单位不能自行采购,需报学校国资处统一在政府采购竞价平台采购报销。报销时需提供(1)部门采购申请表(2)中标通知书(3)采购合同(4)发票及供货清单(5)固定资产登记单(6)部门验收表(7)付款申请 (8)质保金进账收据银行复印件(有质保金要求的提供)。

第七条 未列入《贵阳市财政局关于2017年度贵阳市政府采购竞价平台有关事项的通知》(筑财采【2017】1号)品目内容的其他达到《贵阳学院物资采购及招投标管理办法(试行)》(筑院发字【2016】7号)文件规定采购金额的货物、服务、维修改造工程等政府采购项目,按《贵阳学院物资采购及招投标管理办法(试行)》(筑院发字【2016】7号)文件规定程序执行。

经费报销需提供(1)采购报告(2)集体采购询价表或中标通知(3)合同或协议(有提供)(4)发票(5)供货清单(6)验收手续或验收人签单(7)固定资产登记单。

30万以上的货物、服务(维修工程项目50万元以上)大宗物资采购及使用财政专项资金进行物资采购及设备购置,需提供(1)给财政的招标采购申请 (2) 财政批复 (3) 中标通知 (4) 合同 (5) 发票及供货清单(6)验收手续 (7)专家论证及供货调整报告(有则提供)(8) 固定资产登记单 (9)付款申请 (10)质保金进账收据银行复印件(有质保金要求的提供)。

第八条 出版费、资料费、文献检索费、专利申请及其他知识产权事务等费用。除提供相应发票外还需提供:

1、专著出版、批量印刷需提供询价表或中标通知,出版或印刷合同,应包含出版或印刷数量,每本专著的页数等关键信息。

2、论文版面费,需提供出版论文的名称及该论文在国内或国外刊物上发表的证明(如论文征用通知、刊物封面及目录复印件)。直接支付给境外单位的版面费需提供invoice(发票)、付款凭证。

3、购买或查阅纸质、电子类文献资料,需提供购买文献资料的数量、均价等内容的文字材料,或提供查阅资料费用相关依据。

4、打印复印费需详细填列打印复印费用报销明细表。

5、专利申请费需提供申报的专利项目名称、专利申请受理通知书及相关费用明细。

第九条 交通费一般指市内办公发生的车费、油费、停过费。需按事由填列详细的交通费用报销明细表,同一事件发生的车费及停过费等需粘贴在一起,并写明事由及目的地。网约车发生的交通费除提供相关发票外还需提供相应的网约截图,截图应包含行车路线、时间及费用。

第十条 差旅费是指为开展公务活动、教学活动、学术调研交流及培训等所发生的相关费用。差旅费的报销按照《贵阳市市级党政机关差旅费管理办法》(筑财【2016】9号)、《贵阳学院差旅费管理办法》(筑院发字[2017]27号)有关规定执行。同时需详细填列贵阳学院国内出差审批单,出差相关事宜与时间应与出差审批单一致。

受邀来访专家、学者及校外人员发生的相关差旅费用需提供由学校盖章的邀请函,邀请函需包含邀请的事项、时间、来回交通费、食宿费用的承担方式。同时提供有关活动的照片证明。

第十一条 公务接待费按照《贵州省党政机关国内公务接待管理实施办法》(2014)有关规定严格控制公务接待费用支出。

公务接待费报销单据需按次粘贴(不同餐馆或酒楼的发票视为不同次接待),每次接待费用的报销除需提供相关发票外,还需提供公务人员派出单位出具的公务接待函(无公函的公务活动和来访人员一律不予接待)、接待清单(包括接待对象的单位、姓名、职务、人数和公务活动项目、时间、场所、费用等内容,接待对象10人以内,陪餐人数不得超过3人;陪餐人数不得超过接待对象的三分之一)、如有接待餐费产生,还应提供菜单。

受邀来访专家、学者及校外人员发生的相关公务接待费用需提供由学校盖章的邀请函,邀请函需包含邀请的事项、时间、来回交通费、食宿费用的承担方式。同时提供有关活动的照片证明。

第十二条 会议费:是指为教学、开展学术研讨、咨询以及协调项目等活动发生的会议费用。应当按照国家有关规定严格控制会议规模、会议数量、会议地点、会议开支标准和会期和相关支持。报销时需提供:会议举办相关支出发票、会议费用明细、会议邀请函或相关文件通知、发放专家劳务或咨询费的,需再填制劳务费用发放清单,达到个人劳务所得税缴税金额的,报销时需先到计财处计算个人劳务所得税金额。

第十三条 劳务费、专家咨询费。需详细填制贵阳学院专家咨询、评审、讲座费发放表,经手人及部门领导签字,并加盖部门公章,通过银行转账代发支付。达到个人劳务所得税缴税金额的,报销时需先到计算个人劳务所得税金额。

稿费发放还需注明发表稿件名称及发表刊物及期数。

临聘外校教师承担教学工作的,除了填制劳务发放表外还需提供课表及教务处审批意见单。

一个月以上临时用工劳务还需提供劳务用工协议,经分管职能部门签字同意。职能部门一个月以上临时用工劳务需经人事部门签字同意。

第十四条 学生活动费报销按一次学生活动发生的相关支出如交通费发票、活动品购买发票、打印复印发票、奖品签领单等按票据类型分别整理粘贴,同时填列学生活动费/竞赛费用报销明细表(见附件)。发放给学生的奖金,填制学生活动奖金发放表,通过学生银行卡发放。

第十五条 质保金退款需提供:(1)质保金退款申请(设备或物资使用部门负责人需签字确认符合质保金退款条件)

(2)原签订合同的复印件

(3)商家开据的收到退质保金的收据。

第十六条 取得外单位拨入款或创收收入的部门或个人(含科研经费),在入账时需提供对方单位的拨款说明或收费依据并填写预算上账审批表,然后在预算范围内开支。对收入或预算经费划转的,须填写资金内部调拨单,到预算管理科划转预算指标后再预算范围内开支。

第十七条 预开收据:上级部门或项目协作单位的项目拨款,若需学院先出具财务收据是,项目管理部门应制定经办人,持部门证明(注明内容、金额并加盖部门公章或项目负责人签字)到计财处开具收据,由经办人负责将款项拨回或退回原收据。计划财务处应在款项收到或原收据退回时进行登记,并由双方签字确认。

第十八条 注意事项

1、所有报销的原始发票付款人(抬头)必须是“贵阳学院”(除允许报销的过路费、个人手机通讯费、医药费等);发票需开票单位加盖开票单位发票专用章或财务专用章,印章不清无法辨认的不予报销。

2、票据上日期、内容、数量、单价、大小写金额应填写完整,且金额大小写一致。如果内容为办公用品、实验材料、图书的发票,需提供开票单位出具加盖印章的明细清单或购物小票作为附件,否则一律不予受理报销。

3、原始凭证上必须有经办人、证明人签字,购买实物的原始凭证还需有验收人。

4、原始凭证有错误的,应由开出单位重开,不得涂改和挖补。

5、原始票据遗失报销。发票和收据是重要的报销凭证,是资料中最具有法律效力的证明文件应妥善保管,票据遗失的,当事人承担全部责任,不予其它证明材料报销相关费用(取得原开票单位存根联复印件并加盖原单位的财务专用章的除外)

6、购买的设备、用具等,达到固定资产标准(使用期限超过一年,单位价值在1000元以上,专用设备单位价值在1500元),需到国资科办理相应的固定资产登记手续。部分未达到固定资产登记标准、使用年限超过一年且不经常更换的办公用品或设备,需到国资科进行低质易耗品登记。

7、由学院会议决定的重要事项,需提供会议纪要或行政执行单.

8、依据国家现金管理的有关规定,结算金额在1000元(含)以上及单位之间资金往来的,一律通过银行进行结算。严禁为逃避使用支票将飘渺金额在1000元(含)以上的经济业务分拆为几张发票。一经发现,将责成换用支票支付,否则不予报销。

9、一万元以上借款附用款预算明细,其中物品采购的需确定转账金额及商家,出差参加会议的需确定转账的会议费等金额及收款方等。

10、原始凭证上所有签字不得用铅笔、圆珠笔或红色笔,必须用蓝、黑色钢笔或签字笔写。

11、原则上各部门应在经济事项发生后3个月内报销相关票据,当年发票应在次年3月31日前报销。

12、支票自签发之日起有效期为10天。经办人若不慎遗失,应立即办理银行挂失手续,并依法向人民法院申请公示催告。

13、关于借冲报账,一事一借,一事一清(同一事项发生的相关费用一次性报销,如同一次学生活动、培训、差旅等发生的相关支出不得分多次报销。也不得将不同次事项发生的费用合并为一次费用报销。),前账不清,后账不借。

14、科研费报销的原始单据整理参照此要求执行。

第四章 票据整理规范要求

第十九条 原始发票单据及附件的整理。

(1)应按照报销内容进行分类,如办公费、差旅费、学生活动费、学科建设经费、科研费等分别填写相应报销单,不能混填在一张报销单上,有多趟差旅费、多次学生活动费、不同课题的科研费等要分别按次或项目填写报销单,也不同混填在一张报销单上。

(2)按内容分类后再进行票据类型细分。如学生活动产生了交通费发票、活动品购买发票、打印复印发票等按票据类型分别整理粘贴,配套相互印证的发票除外,如同一趟出差产生的过路费和油费及停车费需粘贴在一起。

第二十条 票据粘贴

票据粘贴使用与“费用报销单”相同大小纸的空白面进行粘贴,票据粘贴应平整,粘贴范围不应超出费用报销单大小。票据粘贴应从左到右,从上到下顺向错层粘贴。范例如下:

图1:火车票的粘贴

图2:出租车票的粘贴

图3:汽车车票的粘贴

第二十一条票据粘贴的注意事项

(1)左上角有关键信息的票据,如火车票、机票,左上角有姓名等关键信息,左上角三角形区域留白,不要顶左上角粘贴。

(2)、原始发票单据及附件的粘贴必须整齐,不要将票据颠倒放置、粘贴;

(3)、原始发票需使用胶水粘贴,不要不能用固体胶棒、用订书机订、回形针、大头针等;

(4)、对于粘贴不规范的费用报销单据,请自行重新粘贴

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